Operaciones

Automatización RPA para optimizar los procesos manuales y aumentar la productividad en IT.

Por: Juan Carlos Rodríguez

Contenido

¿Qué es la Automatización RPA?

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) consiste en el uso de robots de software para llevar a cabo tareas repetitivas que anteriormente requerían la intervención humana.

La mayoría de las herramientas RPA se ejecutan en estaciones de trabajo individuales y pueden encargarse de tareas rutinarias, como transferir datos de una base de datos a una hoja de cálculo. Aunque cada bot individual se dedica a tareas sencillas, la suma de todos ellos puede generar un impacto significativo. La RPA puede ser un recurso esencial para mejorar la eficiencia operativa de una empresa, especialmente cuando forma parte de una estrategia general de Gestión de Procesos Empresariales (BPM).

La RPA desempeña un papel fundamental en la eliminación de tareas rutinarias y consume tiempo, permitiendo a los trabajadores enfocarse en actividades más importantes y, en última instancia, aumentar la eficiencia general de la empresa.

Esta integración armoniosa con la estrategia de automatización de la Gestión de Procesos Empresariales (BPM) es esencial. Es una práctica que abarca el modelado, análisis y optimización integral de los procesos para alcanzar los objetivos estratégicos. Su metodología puede aplicarse tanto a tareas y procesos continuos o predecibles, como a aquellos que tienden a repetirse.

Al sustituir las prácticas de gestión del flujo de trabajo caso por caso con operaciones optimizadas, permite ofrecer productos y servicios de mayor calidad. Se trata de un proceso continuo que posibilita mejoras progresivas a lo largo del tiempo.

La combinación de la BPM y la RPA en un enfoque de automatización integral permite agilizar y mejorar completamente los procesos empresariales, llevando a la empresa a alcanzar un nivel de eficiencia óptimo. Esta sinergia entre ambas prácticas impulsa el crecimiento y el éxito del negocio.

Optimización de los procesos manuales y aumento de la productividad en IT.

En muchos casos, los equipos de IT se ven frenados por tareas manuales repetitivas que ralentizan su ritmo de trabajo debido a la falta de recursos. Para abordar esta problemática, se implementa la Automatización Robótica de Procesos (RPA), que puede generar mejoras significativas en diversas áreas de la empresa. A menudo, los departamentos de IT se encuentran con tareas o procesos manuales que requieren complejos scripts y desarrollos, resultando casi imposibles de mantener a largo plazo. La generación de reportes de transferencias de archivos o extracciones de bases de datos, por ejemplo, son áreas donde el uso de RPA en IT puede revelar oportunidades de mejora mediante la automatización.

En la gestión de la evaluación y utilización de RPA, se pueden gestionar rutinas en áreas como finanzas y soporte técnico, aunque el departamento de IT a veces no considere estos proyectos por las siguientes razones principales:

  1. Los proyectos de RPA suelen evolucionar en función de los requisitos de otras áreas de negocio, mientras que las necesidades de IT no son siempre tomadas en cuenta.
  2. La estructura de las licencias y costos de algunas soluciones de RPA puede dificultar que ciertos departamentos de IT se beneficien de su uso en otras áreas, especialmente si el área de negocios responsable del proyecto asume los costos.

Para maximizar el potencial de la RPA en IT y en toda la empresa, es importante tener en cuenta las necesidades específicas de cada área y encontrar soluciones que permitan una integración efectiva y beneficios para todos los involucrados.

Continuidad de procesos en momentos de escasez de personal

Es innegable que en nuestro negocio la demanda en ciertas áreas o proyectos ha disminuido, lo que nos obliga a ser más estratégicos con nuestros recursos para impulsar el avance de nuestros negocios. La dedicación de suficientes recursos a tareas y rutinas que consumen mucho tiempo puede obstaculizar nuestra capacidad de abordar proyectos estratégicos.

La eliminación de cargas de trabajo se ha convertido en una prioridad fundamental para las empresas, sobre todo considerando las múltiples dimensiones generadas por la pandemia y la dificultad de cubrir vacantes. En el ámbito de IT, la evolución debe ser más rápida para liberarnos de tareas tediosas y enfocarnos en proyectos de mayor valor que garanticen la continuidad del negocio y refuercen nuestras estrategias de ciberseguridad frente al creciente número de ciberataques.

La automatización se presenta como una valiosa herramienta para ahorrar tiempo en distintos departamentos, incluido el de administración. Al utilizarla de manera inteligente y estratégica, podemos optimizar los procesos y mantener la eficiencia operativa incluso en momentos de escasez de personal.

Enfrentar la escasez de personal requiere que seamos proactivos en la identificación de tareas adecuadas para la automatización, liberando recursos valiosos que puedan ser dirigidos a proyectos esenciales para el crecimiento y éxito de nuestro negocio.

Automatización en el departamento de IT

El uso de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) en el departamento de TI ofrece diversas formas para optimizar procesos manuales y aumentar la productividad de manera sorprendente y rentable. Mediante una configuración precisa, es posible comenzar a trabajar con RPA y obtener un rápido Retorno de Inversión (ROI). A continuación, se presentan algunos casos de uso donde los bots con conectores asociados juegan un papel clave.

Automatización de la Interfaz de Usuario (GUI): Los bots imitan las acciones del usuario, como movimientos del mouse, pulsaciones de teclas y llenado de campos de reconocimiento de imágenes, lo que permite automatizar procesos que involucran clics y scroll.

Generación de Reportes: Se pueden crear reportes de gestión durante las noches de forma automatizada, atendiendo a cualquier periodicidad requerida por el negocio. La RPA extrae datos de bases de datos, sitios web u otros repositorios, los combina y formatea para enviar resúmenes a las partes interesadas o incluso para confirmar el envío de correos y mensajes a través de reportes de auditoría.

Procesamiento de Bases de Datos: La RPA automatiza acciones en bases de datos, como inserción, actualización y eliminación de información en plataformas. Es capaz de ejecutar procedimientos almacenados y facilitar la migración de datos entre servidores de producción.

Administración y aprovisionamiento de usuarios: Garantice que los empleados tengan acceso solo a lo que corresponde mediante una configuración automática de correo electrónico y asignación de permisos. Simplifique el proceso de incorporación, terminación y cambios relacionados con los permisos, y facilite el restablecimiento de contraseñas sin la intervención del departamento de IT.

Automatización de procesos con RPA: Garantiza el cumplimiento normativo del sector mediante la ejecución de las últimas versiones de software y parches de seguridad. Utilice la RPA para monitorear los servidores designados y las máquinas de los usuarios, y descargue e instale actualizaciones de forma automática.

Transferencia de archivos: Ejecutar comandos que faciliten la transferencia de información entre servidores internos, carpetas compartidas de red y correos electrónicos. Incluye tareas como sincronización, eliminación, vaciado de carpetas, cargas y descargas de FTP y SFTP, división de archivos PDF y extracción de información. .

Ejecución de scripts: Aprovechar la funcionalidad de la RPA para ejecutar scripts existentes, así como otros módulos ejecutables o archivos por lotes previamente creados. No es necesario tener experiencia en programación, ya que la RPA está diseñada para facilitar su uso. También puede incorporar aplicaciones existentes sin necesidad de conocer los lenguajes de programación.

Supervisión y remediación de aplicaciones de servidor: Garantice el tiempo de actividad las 24 horas mediante la supervisión y remediación automatizada, lo que puede reducir o eliminar la necesidad de un tercer turno. Monitoreo del rendimiento diario del servidor y reinicie los servicios según sea necesario. Además, de lograr recibir notificaciones y reportes por correo electrónico para una revisión rápida por parte de los administradores.

Gestión de eventos: Monitorea los registros de eventos del sistema operativo para asegurar que las actividades clave se inicien, ejecuten y detengan según lo esperado. Capture y comunique errores, advertencias y otros problemas para mantener los proyectos en marcha de manera fluida.

Gestión del servicio de asistencia: Optimiza la función de soporte al crear, enumerar, enrutar y cerrar tickets automáticamente, y genere reportes sobre los casos activos. La RPA también puede habilitar alertas fuera del horario laboral para los tickets de alta prioridad.

Procesamiento por lotes: aproveche la RPA para iniciar automáticamente trabajos de procesamiento por lotes nocturnos con acciones de terminal, imitando las interacciones de pantalla verde de los usuarios. La RPA también puede reportar inicios y detenciones de trabajos para alertar a los administradores sobre errores y completaciones.

Integración con APIs e interfaces de usuario: simplifique la integración con APIs mediante un enfoque sin código, ideal para desarrolladores no expertos. Las acciones de servicio web y HTTP integradas se conectan con las API o los servicios web basados en SOAP, eliminando la necesidad de acciones manuales.

Beneficios de la automatización RPA

IMPLICAR
Libere a su equipo de tareas manuales que representan una carga para ellos, permitiéndoles enfocarse en cuestiones que aporten un mayor valor al negocio.

AUTOMATIZAR
Centralice la integración entre sistemas existentes, aplicaciones y flujos de trabajo en una misma plataforma sin incurrir en costos de desarrollo o cambios de hardware.

FACILITAR
Fomente la innovación y colaboración entre los equipos de IT y Negocio mediante la centralización de la automatización y la conexión de datos con métricas analíticas detalladas.

ESCALAR
Incremente su fuerza de trabajo digital de manera eficiente. Los robots son fáciles de configurar y trabajarán junto a sus empleados para lograr un rápido crecimiento.

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